«Abbiamo provato tre gestionali diversi, nessuno fa quello che facciamo noi.» Questa frase me la dicono almeno una volta al mese, quasi sempre aziende che hanno già pagato licenze e formazione e che adesso vogliono farsi scrivere un software tutto loro. A volte hanno ragione. Più spesso il problema non è il software standard: è che nessuno ha ancora messo per iscritto che cosa fa l’azienda, passaggio per passaggio.
Questa è la guida dell’area App e Software su misura: l’ordine con cui affronto la scelta fra comprare qualcosa di pronto e costruire, e i prezzi pubblici delle cose che sviluppo. Le altre guide della serie stanno nella guida ai servizi.
La domanda non è “su misura o standard”
La domanda utile è un’altra: quale parte del vostro lavoro è davvero diversa da quella di chiunque altro? La fatturazione non lo è. La contabilità non lo è. L’invio delle email non lo è. Il modo in cui calcolate il prezzo di una commessa, come smistate gli ordini fra due stabilimenti, con quale criterio decidete quale lotto spedire prima: quello sì, può essere davvero vostro.
La regola che uso è questa: si compra standard tutto ciò che è uguale per tutti, si costruisce solo ciò che è vostro. Chi costruisce anche il resto paga due volte, una per svilupparlo e una per mantenerlo ogni anno, mentre il software standard lo aggiorna qualcun altro.
Primo passo: scrivere il processo com’è oggi
Prima di qualsiasi preventivo chiedo sempre la stessa cosa: prendete il processo che non funziona e scrivetelo passo per passo com’è oggi, non come dovrebbe essere. Chi apre il file, dove sta il file, chi lo modifica, che cosa succede quando un dato manca, chi se ne accorge e dopo quanto tempo.
Nove volte su dieci, mentre lo scriviamo, saltano fuori due o tre passaggi che esistono solo nella testa di una persona. Questa parte non costa niente e non richiede me: richiede un’ora e un foglio. Se il processo non si riesce a scrivere, non è pronto per essere automatizzato: si automatizzerebbe la confusione, solo più in fretta.
Secondo passo: contare
Quante volte succede alla settimana, quante persone lo fanno, quanti minuti ciascuna. Venti minuti al giorno per due persone fanno circa 170 ore l’anno. Serve a capire se ha senso mettere sul tavolo 1.500 € o 4.900 €, e serve anche ad accorgersi che a volte la risposta giusta è non fare niente: ci sono processi molto fastidiosi che, contati, costano sei ore l’anno.
È lo stesso conto che uso per decidere se un lavoro va automatizzato o va semplicemente eliminato. Capita più spesso di quanto sembri che un passaggio esista solo perché dieci anni fa serviva a qualcuno che non lavora più lì.
Terzo passo: provare con lo standard più un pezzo di collegamento
Qui si chiude la maggior parte dei casi che mi arrivano. Lo strumento pronto di solito esiste già e copre gran parte del lavoro; quello che manca non è un software nuovo, è il collegamento fra due software che non si parlano, oppure un pezzo di lavoro manuale ripetuto ogni giorno.
Per questo l’integrazione tra sistemi e API parte da 1.500 €, uno script di automazione su misura da 990 €, una dashboard che raccoglie i dati sparsi da 1.500 €. Se i dati stanno dentro un gestionale che non espone API, a volte si passa da un’estensione Chrome su misura (990 €) o da un web scraper (1.200 €), che lavorano sulla schermata invece che sul database.
Sono cifre di un altro ordine di grandezza rispetto a una piattaforma costruita da zero. Vale la pena spenderle prima, anche solo per scoprire che non bastano: a quel punto avrete in mano un requisito scritto, che è esattamente quello che serve per costruire.
Quarto passo: costruire il pezzo più piccolo che sta in piedi da solo
Se dopo i primi tre passi resta qualcosa di scoperto, allora sì, si costruisce. Ma si costruisce un pezzo, non il sistema. Il pezzo giusto è quello che ha valore anche se il resto non viene mai fatto: un’area clienti dove il cliente vede i suoi ordini senza telefonare (1.900 €), un configuratore di prodotto per smettere di fare preventivi a mano (1.900 €), un software prenotazioni (1.900 €), un sistema di ticketing e helpdesk (1.900 €).
Salendo di perimetro: web app su misura e software di magazzino e inventario 2.500 €, portale e intranet aziendale e CRM su misura 2.900 €, gestionale o ERP leggero e piattaforma e-learning 3.900 €, app mobile iOS e Android, piattaforma marketplace e piattaforma SaaS 4.900 €. L’elenco completo, con quello che comprende ogni voce, è nell’archivio dell’area App e Software su misura.
Cosa non funziona
- Costruire tutto insieme. Il capitolato da quaranta pagine consegnato dopo otto mesi arriva in un’azienda che nel frattempo è cambiata. Ho visto più progetti morire per questo che per problemi tecnici.
- Usare il su misura per non cambiare abitudini. “Il software deve fare come facciamo noi” a volte significa “come ci ha costretto a fare un programma del 2009”. Prima di pagare per replicare un vincolo, vale la pena controllare se è ancora un vincolo.
- Il gestionale che fa tutto. Chi vende un unico sistema per magazzino, contabilità, CRM, e-commerce e assistenza di solito ne fa bene uno e i restanti in modo appena sufficiente. Poi quei moduli mediocri diventano difficili da sostituire, perché è tutto legato insieme.
- Partire dall’app mobile. Una Progressive Web App costa 1.900 € e si apre dal browser; l’app nei due store parte da 4.900 € e porta con sé due pubblicazioni, due processi di aggiornamento e le regole di Apple e Google. Se l’app serve davvero, si vede dopo sei mesi di PWA.
- Il preventivo senza la voce manutenzione. Un software su misura è vostro anche in questo senso: cambia una API, cambia una versione di PHP, cambia una norma, e qualcuno deve metterci mano. Se nessuno vi ha parlato di questo, il preventivo è incompleto.
Come lo metto in fila io
Processo scritto, conto delle ore, tentativo con lo standard più integrazione, e solo alla fine sviluppo del pezzo più piccolo. Quasi sempre significa che il primo intervento vero costa fra 990 € e 1.500 € e serve a capire se il resto serve. Non è una tecnica commerciale: è che i requisiti scritti da chi ha già usato qualcosa sono migliori di quelli scritti in riunione.
Se volete vedere come si incastra con il resto — gestionali, e-commerce, automazioni, CRM — le altre guide sono raccolte nella guida ai servizi e nell’archivio Guide ai servizi.
Domande frequenti
Quando conviene un software su misura invece di uno standard?
Conviene quando la parte di lavoro che non funziona è specifica della vostra azienda e non è coperta da nessuno strumento pronto, e quando il tempo che vi costa oggi è misurabile in decine o centinaia di ore l’anno. Se invece il problema è che due strumenti standard non si parlano, la risposta corretta è un’integrazione, non un software nuovo.
Quanto costa un software su misura?
Nel mio listino pubblico si parte da 990 € per uno script di automazione o un’estensione Chrome, 1.500 € per un’integrazione API o una dashboard, 1.900 € per una web app circoscritta come area clienti, booking o ticketing, 2.500-2.900 € per web app più ampie, magazzino, intranet o CRM, 3.900 € per un gestionale leggero, 4.900 € per app mobile, marketplace o piattaforma SaaS. Sono prezzi di partenza: quello che li sposta è il numero di casi particolari, non il numero di schermate.
Meglio una web app o un’app mobile?
Una web app o una PWA (1.900 €) si apre dal browser, si aggiorna quando volete e non passa da nessuno store. L’app nativa (4.900 €) ha senso quando servono notifiche push affidabili, uso offline o funzioni del telefono come fotocamera e GPS in modo continuativo. Nel dubbio si parte dalla web app.
Che cosa succede al software quando l’azienda cambia?
Va mantenuto: aggiornamenti delle librerie, cambi nelle API dei sistemi collegati, adeguamenti normativi, modifiche ai processi. Per questo consiglio di costruire pezzi piccoli e separati invece di un blocco unico: un pezzo si può riscrivere o buttare senza fermare tutto il resto.